Razlika med arhiviranjem in brisanjem v gmailu

Vedeti, kaj storiti z vsem, kar prejmete v Gmailu

Gmail je za večino ljudi eno najpomembnejših orodij v njihovem vsakdanjem življenju. Težava je v tem, da večina dobi toliko e-poštnih sporočil, da je poštna pošta težko organizirana in ni polna naključnih, nepotrebnih e-poštnih sporočil. Gmail uporabnikom ponuja več načinov, kako organizirati in razvrstiti svoja e-poštna sporočila v različne mape, zavihke in oznake, toda v času, ko Googlovo iskanje lahko prebere milijone besed na sekundo, zakaj je treba vložiti toliko truda, da bo Gmail organiziran? Na srečo ima Gmail orodje za arhiviranje, ki vam bo pomagalo očistiti vmesnik, ne da bi morali nekaj dni namestiti vsako e-pošto v ločeno mapo.

Kaj je arhiviranje?

Arhiviranje e-poštnega sporočila v Gmailu ga prevzame in shrani v mapo, kjer bo še naprej obstajala, vendar ne bo več krdela vaše mape »Prejeto«. Najboljši del tega je, da bo po potrebi še vedno dostopen. Gmail to nalogo fantastično obravnava, saj uporabnikom omogoča hitro in enostavno arhiviranje e-poštnih sporočil.

Kaj je brisanje?

Ko se odločite za izbris e-poštnega sporočila, se pošlje v mapo za smeti. Ta mapa deluje kot varnostna kopija, samo če se dejansko niste znebili e-pošte. Nekateri uporabljajo mapo smeti tudi kot odlagališče e-poštnih sporočil, ki se jim ne zdi dovolj pomembna, da bi jih imeli v mapi »Prejeto«. Težava pri tem je, da Gmail po 30 dneh samodejno izbriše pošto, ki je v košu. Čeprav se uporaba mape za smeti kot orodje za čiščenje mape »Prejeto« morda zdi dobra ideja, vedite, da boste najverjetneje izgubili e-poštno sporočilo, ki ga boste morda potrebovali v prihodnosti.

Zakaj bi morali arhivirati e-poštna sporočila

Recite, da se z nekom pogovarjate, izmenjujejo pa se informacije, kot sta naslov ali telefonska številka. V tem trenutku lahko zapišete ali shranite kar koli potrebno, zato se odločite, da pogovor izbrišete, saj ne vidite smisla, da bi se več prepiral v nabiralniku.

Zdaj si predstavljajte nekaj časa, v katerem vam nikoli ne bi bilo treba pogledati tega pogovora ali pridobiti informacij iz teh e-poštnih sporočil, ampak iz nekega razloga, zdaj to storite. Če bi izbrisali e-poštno nit, ne bi mogli pogledati nazaj in enostavno najti tistega, kar iščete. Če arhivirate e-poštno sporočilo, vam ne bo več treba videti, da je v mapi »Prejeto«, vendar boste imeli tudi mir, saj veste, da vam bo hitro iskanje, če ga boste morali, vrnili.

Poleg tega se vsa vaša arhivirana e-poštna sporočila nahajajo v mapi »Vsa pošta«, ki jo najdete v navigacijskem predalu. E-poštna sporočila se ne organizirajo enkrat arhivirano, če pa potrebujete hiter dostop do nedavno arhiviranega e-poštnega sporočila, bo na vrhu seznama.

Kako arhivirati e-poštno sporočilo v Gmailu na Androidu

Obstajajo trije hitri in enostavni načini za arhiviranje e-poštnih sporočil. Dve od teh metod sta namenjeni arhiviranju posameznih e-poštnih sporočil, tretja pa je način izbire več sporočil in njihovo arhiviranje za kasnejšo uporabo.

Najhitrejši, najlažji in najbolj naključen način za arhiviranje e-pošte je, da ga potegnete stran, medtem ko si ogledujete seznam seznamov vseh e-poštnih sporočil v mapi »Prejeto«. Ker je večina uporabnikov sistema Android za dostop do navigacijskega predala izvlečena z levega roba zaslona, ​​je enostavno naključno pošiljanje e-poštnih sporočil v arhiv. Na srečo Gmail takoj po tem, ko potegnete e-poštno sporočilo, razveljavi dejanje s pritiskom na gumb za razveljavitev, ki se prikaže nekaj trenutkov po arhiviranju.

V Gmailovih nastavitvah lahko to funkcijo hitro izklopite, če to storite veliko po nesreči ali preprosto nimate potrebe. Če želite to narediti, odprite navigacijski predal, se pomaknite navzdol do dna, kjer se nahajajo nastavitve, vnesite splošne nastavitve, druga možnost od zgoraj pa vam bo omogočila, da vklopite ali izklopite "povlecite za arhiv".

Drugi način za arhiviranje e-pošte je med ogledom posamezne niti sporočila. Ko končate z branjem vsebine e-poštnega sporočila, vas v opravilni vrstici čaka več možnosti. Ena izmed več ikon, ki vas čaka, je tista, ki se zdi kot polje s puščico, usmerjeno navzdol. To je gumb za arhiv. Če to izberete med ogledom e-pošte, boste poslani nazaj v mapo »Prejeto«, na dnu zaslona pa se bo za nekaj sekund pojavil status, ki vam bo povedal, da je bilo e-poštno sporočilo arhivirano. Če niste želeli arhivirati e-pošte, je spet gumb za razveljavitev, ki ga lahko izberete, da vrnete e-pošto na prvotno mesto.

In končno, če boste šli skozi mapo »Prejeto« in presodili, da je čas, da jo resnično očistite, bo zadnja metoda to hitro in enostavno naredila. Medtem ko gledate poštno sporočilo v pogledu seznama, lahko kliknete na pošiljateljevo sliko (običajno je barvno polje s prvo črko imena pošiljatelja znotraj njega) ali dolgo pritisnete na e-poštno sporočilo, da ga izberete.

Nadaljujte s postopkom izbire več e-poštnih sporočil in ko je izbrano vse, kar želite arhivirati, kliknite isto ikono polja s puščico, usmerjeno navzdol, ki je v opravilni vrstici. Tako kot zadnji način, se bo takoj po arhiviranju e-poštnih sporočil na dnu zaslona pojavil status, ki vas bo obvestil, da arhivirate številna e-poštna sporočila in vam daje možnost, da razveljavite svoje dejanje.

Če ste kdaj zaskrbljeni, da bi lahko pomotoma arhivirali ali izbrisali katero od e-poštnih sporočil s katerim koli od zgoraj naštetih načinov, Gmail omogoča, da vklopite funkcijo, ki doda še en korak k arhiviranju ali brisanju e-poštnih sporočil. To pooblastilo doda pojavno okno, ki se prikaže, ko poskušate izbrisati ali arhivirati e-poštno sporočilo, v katerem boste zaprošeni za potrditev, da dejansko želite dokončati izbrano dejanje.

Če želite to vklopiti, odprite predal za krmarjenje, se pomaknite navzdol do nastavitev, izberite splošne nastavitve in na dnu menija sta dve potrditveni polji za potrditev pred brisanjem in arhiviranjem.

S tem novim znanjem o arhiviranju in brisanju boste poskrbeli, da bo Gmail prejeto in bolj učinkovito očiščen in zagnan, hkrati pa se nikoli ne znebite informacij, ki jih boste morda potrebovali kakšen dan.